要不要在企业中落实Office应用培训呢？

上山打老虎

毋庸置疑，Office已然成了我们工作中不可或缺的工具，如果按8小时工作制计算的话，那么使用Office的时间不会低于3个小时吧， 上至高管领导，下至基层员工，每天都会不同程度的使用office软件，或制作文档报表，或阅读总结报告，或制作PPT培训文档，每天上班的第一件事应该就是打开outlook查收邮件吧，office已经融入到我们的日常工作当中，特别是在求职简历中都会写上这么一句“熟练操作office办公软件”，同样，在HR的招聘要求中也要求“熟练操作office办公软件”，由此可以看出熟练操作office办公软件应该是我们应该掌握的最基本的职业技能了，那么我们确定熟练掌握了么？
记得八月份在给公司做Word应用培训前问过同事平时用Word来做什么，回答极其简单：记事的。记事用记事本就足矣了，何必麻烦Word呢？由此可见我们只用了Wor最最基本的功能，而忽视了其编辑文档的强大功能，在培训课间同时还了解到大家对于Word排版布局用的最多的工具就是格式刷了，对于“样式”的理解和应用几乎为空白。若干年前一位朋友告诉我说99%使用Word的人只使用了其1%的功能，以前以为是危言耸听，今天看来，信之凿凿。
Excel表大家都用过吧，好像说起Excel来我们第一反应就是它是财会人员用的统计计算工具 ，甚至有人会跳出来大呼：我们现在都用ERP管理软件，Excel太落后了。持这种极端观点的人我想大抵是有的吧 ，但我们必须要知道并不是所有数据都要通过管理软件来计算的，所以使用Excel表还是非常有必要的，再举一个很普遍很基本很简单的问题，工作簿和工作表的区别好像不难理解吧，我们点击右键新建的Excel叫工作簿，而工作簿里面的Sheet1才是工作表，我曾经发现很多在做统计的时候，先新建一个叫“支出费用统计”的文件夹，然后在这个文件夹下面新建了12个工作簿，分别用月份来命名，看起来虽然直观，但是操作起来却很费劲，比如我要比较2月和4月的支出明细，就要同时打开两个工作簿，我们为什么不建一个“支出费用统计”的工作簿，然后在里面建12个工作表呢？再来说说Excle的函数，我不知道财务人员是否系统的学习过函数的应用，最为常用的我想应该是vlookup和if、index、SUM几个函数了吧，我可以很负责的说，掌握了常用的几个函数，完全可以让统计更快捷更准确，透析表就更不需要细说了，那么我们企业里又有多少人掌握了这些函数呢，寥寥无几吧。
再来唠叨几句PowerPoint，说一千道一万，不管是产品推介，还是培训总结，PowerPoint的功能就是用来演示的，既然是给大家演示的首先就是排版再佐以动画加色彩，我见过很多的人做PowerPoint都是照搬Word文档的写作路子，或者把事先写好的Word文档复制粘贴到PowerPoint上，给人家讲解时照着念就OK了，完全把PowerPoint的使用给弄混了，当然做好PowerPoint文档的关键是内容和逻辑，有好的内容和逻辑，但没有表述清楚也是很糟糕的事情，内容和形式都不能忽视，我觉得PowerPoint是最能体现个人综合能力的工具。
当然Office家族的产品还有很多，比如设计小型数据库的ACCESS，用来制作流程图的Visio，在项目管理中应用的Project ，还有用于管理邮件的OutLook，最近微软又推出用于解决统一沟通的Lync，其办公套件的产品线还是很丰富的。
在企业运营管理中，最大最核心的一对矛盾就是成本和收益，我们一方面要追求收益的最大化，另一方面也在尽力控制成本投入，有人说最大成本支出是人，我不是HR也不是BOSS，不敢乱谈经营和用人，但以我的观察，我觉得最大成本支出是时间，“向成本要效益”应该是近几年提出来的吧，我觉得这个命题非常伟大，那我们应该怎么做呢？官方的话当然是“提高劳动生产率”、“提高工作效率”一类，那么如何实现这两个“提高”呢？方法有很多，既然咱这篇文章讨论的是Office的应用培训价值，晦涩的道理论证留给经验管理者 ，我只说说Office能“提高”什么，还是按每天8小时工作制来计算，还是举个例子，就以制作商务标识来举例吧，制作一本100页的标书，怎么着也得五六千字吧，如果用笨法子（格式刷）来编辑文档，时间上再快也得四五个小时，如果能用其他定义好的样式来编辑呢？就算是用2个小时吧，工作效率也提供一倍，剩下的时间我们用来校验标书的内容，一个工作日（8小时）最少也可以制作2本标书吧，这就提高了“劳动生产率”和“工作效率”。
培训Office的价值就是要把员工从操作软件的工作当中解放出来，去分析提炼其记录的原始数据，并将这些数据的变化规律提报给企业的经营管理人员，把死数据用活才是根本宗原，才是制胜之道。我们大家经常会疑惑IT的价值所在，我想凡能能够帮助大家提供工作效率、帮助企业节约成本（或创造收益）都是IT价值的体现，如果同时也把Office培训也纳入到IT日常工作中来的话，也应该算是体现IT价值的一例吧，那么我们要不要在企业中落实Office应用培训呢？