Office 2007 实用技巧集锦

唐伯虎

【先做个广告~】本文是我平时工作中收集的技巧点滴，已经整理好发布到 http://www.microsoft.com/china/office/ready，这里面不光有文字的，还有录制的视频，目前大家看到的是第一辑，第二辑近期也会发布到上面这个地址。 为了广大读者看着方便，把完整的列表发布在博客上，欢迎各位积极转载，转载请注明出处是http://www.microsoft.com/china/office/ready，并注意版权是Microsoft所有，而不是我了~祝各位工作愉快~ 中选择文本的时候可以通过快捷键组合实现不同的选择模式：
按住【Ctrl】键可以在一篇Word文档中选择不连续的选区；
按住【Shift】键可以从光标闪动位置到鼠标单击位置进行扩展选择；
按住【Alt】键能够选择一个矩形选区，而不必限制于一行选完再选下一行；
对于选择文中多处具有类似格式的文本，可以选中其中的一部分文本，然后点击右键，选择【样式】－【选择格式相似的文本】来实现。字体无级缩放大法Word 如果文档中插入过多的图片会使文档尺寸变得十分臃肿，在Word中可以通过压缩图片的方式在一定程度上减轻这种负担。选中文档中任意一副图片，在【图片工具】－【格式】选项卡中选择【压缩图片】。在【选项】中还可以对图片压缩质量进行控制，如果只是为了电子传阅，选择【电子邮件（96dpi）】就能在很大程度上缩小图片的尺寸了。节省纸张的办法很多人对Word中的自动编号不是很熟悉，认为它难以控制，其实只要掌握了方法，自动编号还是非常好用的一个功能。在编号过程中，如果需要暂时中断自动编号而去书写该编号下面的细节内容，可以通过【Shift】＋【Enter】键进行软换行，这样编号就不会继续了，当需要继续编号时再按【Enter】键进行换行，编号又会继续前面的数字了。去掉页眉中的黑线在文档发布的同时，往往会附带一些之前修订时忘记删除的更改或者注释，还有一些文档的属性信息，诸如作者的名字等信息，这些信息无疑会泄露一些您所不希望发布的内容。养成一个好的习惯，每次发布文档之前适用Office 2007的文档检查器对文档的内容进行检查，即可帮您迅速发现并删除这些隐含的信息。点击【Office 按钮】－【准备】－【检查文档】，通过运行文档检查器去清理文档中的各种信息。Word、Excel、PowerPoint中均有此功能。快速切换引用状态 - F4的妙用利用Excel可以制作精美的表格和图表，我们可能经常需要把这些表格和图表放到PowerPoint中进行呈现，然而在有些情况下，复制并粘贴到PoerPoint中的表格或图表的外观会发生变化。如何保证Excel中的表格和图表复制到其他应用程序时外观不发生变化？您可以选中要复制的对象，之后选择【开始】选项卡中的【粘贴】，在【粘贴】的下拉菜单中选择【以图片格式】－【复制为图片】，这样就可以将Excel中的表格或图片复制为图片的格式，粘贴到哪也不会发生外观的变化，保证了原汁原味。当然，这样粘贴到其他应用程序中的图片形式的对象将不能够再编辑。找出重复的数据在Excel中如果希望签署日期和时间，不用一个数字一个数字的进行输入，只需要按下【Ctrl】＋【；】（分号）键即可快速插入当前日期，按下【Ctrl】＋【Shift】＋【；】（分号）可以快速输入当前的时间。让Excel按照“头衔”排序像Word一样，Excel也可以利用修订功能追踪用户对单元格的更改，只需要选择【审阅】选项卡中的【修订】，选择【突出显示修订】即可打开此功能。此后，任何人对单元格中内容的更改将被记录下来。如果需要关闭此功能，只需在同样位置清除弹出对话框中的【编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿】的对钩即可。在单元格中输入文本型数值Excel仅复制可见单元格中的内容的页眉页脚当使用Word编辑好文章以后，可以轻松地将其发送到PowerPoint中进行展现，只需简单点击鼠标，避免了复杂的复制粘贴的烦恼。在Word的【Office 按钮】中选择【Word 选项】，在【自定义】选项的【所有命令】中找到【发送到Microsoft Office PowerPoint】，将其添加到自定义工具栏。之后就可以点击这个命令按钮，将Word中的文档发送到PowerPoint的幻灯片上了。
不过，有个前提，就是Word中的文档要通过样式设置好标题的层次结构，否则发送过去的内容很有可能是层次混乱的。中的超链接功能能够让幻灯片可以不受顺序限制，并且可以随时打开其他文件或者网页。但是默认情况下，当对文字插入超链接后，文字会变成蓝色并且带有下划线并且不能修改。
其实这是主题颜色在搞怪。如果不喜欢超链接的颜色，可以在【设计】选项卡的【主题】设置组中找到【颜色】，在下拉菜单的最后选择【创建新主题颜色】，在其中的【超链接】和【访问过的链接】项目将其设定成所需颜色即可。分解SmartArt动画幻灯片播放中的快捷键PowerPoint在PowerPoint 2007中创建了丰富的SmartArt、艺术字以及图形图表特效，这些都是PowerPoint 2007的新特性。那么这些文档在低版本的PowerPoint中呈现出来会是什么样子呢？您的客户会不会和您看到的截然不同？兼容性检查器可以告诉您在当前的文档中有哪些内容是和低版本程序不兼容的，而且还会告诉您那些用户看到的会是什么样的效果。要运行兼容性检查，请选择【Office 按钮】中的【准备】，选择【运行兼容性检查器】。拽出来的高效Outlook 2007您是不是每天都会收到大量的邮件，而老板的邮件也会混杂在其中？在收到的这些邮件中，自然应该优先查看老板发来的指示或者任务。怎么才能够让重要人物的邮件在众多邮件中与众不同？您可以选择【工具】菜单下的【组织】，在【组织】设置界面中选择【使用颜色】，设置“发件人为...”的时候使用“红色”，之后点击【应用颜色】。这样，以后老板发来的邮件，会在收件箱中用红色显示，您就再也不会错过重要任务了。日历重叠显示使用Outlook收集民意我们经常会面对很多客户，而针对不同的客户可能会需要不同的邮件签名。在Outlook中，您可以在【工具】－【选项】－【邮件格式】－【签名】中设置多个签名档，比如一个是带有手机号码等联系信息的，另外一个则不带有这些联系信息。当发送邮件的时候，您可以在邮件编辑的界面中，找到【邮件】选项卡中的下拉菜单，非常轻松地选择针对这封邮件，使用哪个签名档，做到签名随心换！很多人习惯在Outlook的日历中管理自己每天的日程安排，很多人希望能够把Outlook中设置好的日程打印出来贴在自己的座位旁，或随身携带以备时刻提醒自己。如果使用Outlook自带的打印功能，日历打印出来的样式非常有限，可用性也不强。对于Outlook 2007用户，我们还可以获得一个额外的增值小工具：Outlook 2007日历打印助手。只需要访问Microsoft Office Online搜索“Outlook 2007日历打印助手”或访问http://office.microsoft.com/zh-c ... ?pid=CL100626972052 即可下载。装上这个增值工具，您会发现在您的【Microsoft Office】程序组的【Microsoft Office工具】中，会多出一个【Outlook 2007日历打印助手】工具，利用它就可以打印各种各样内容和版式的日历了！备份Outlook个人数据在备份Outlook个人数据文件的同时，我们也需要将Outlook中应用的规则一并进行备份。规则的备份可以通过【工具】－【规则和通知】，在【电子邮件规则】选项卡中选择【选项】，您可以看到有【导入规则】和【导出规则】可供使用。记得备份Outlook数据的时候也一并把规则导出，待需要还原的时候，再将先前导出的文件导入到Outlook中。对比Excel中不同区域中的数据使用Windows Live Translator实现整段文字的翻译。Service：Email有个很好的功能，能够把用户曾经输入过的电子邮件地址记录下来，当再次给此地址发送邮件时能够自动感知并显示。但是有些情况下这个功能也会带来一些麻烦，比如误选了收件人。如果希望删除掉自动感知的收件人列表中的某个项目，只需要通过方向键选中这个项目，然后按下【Delete】键，即可将此地址在自动完成收件人列表中删除。当用户更换计算机，而又希望保留自己的自动完成收件人列表功能，只需要在Windows中搜索“*.nk2”文件，将其复制到新的计算机中同样的位置即可。中提供了大量丰富的形状，但是在默认情况下通过这些形状绘制出的图形都是平面的。其实我们可以通过对这些形状进行简单的设置就可以实现一些三维效果。
例如
1. 在PowerPoint中选择【插入】选项卡中的【形状】，选择【椭圆】，并且在绘制的同时按下【Shift】按键绘制一个正圆，宽和高均为10厘米。
2. 选择【绘图工具】中的【格式】选项卡中的【形状轮廓】，选择【无轮廓】去掉轮廓线。
3. 在圆形上点击右键，选择【设置形状格式】，在【三维格式】－【棱台】－【顶端】中选择【圆】样式，并且设置宽度和高度均为100磅。
4. 在【阴影】－【预设】中选择【靠下】
这样几步操作，就可以把原本平面的圆形设置成立体的感觉，让幻灯片的展现大大增色。中有个很实用的功能，当在某一单元格填充“星期一”的时候，向下拖拽填充柄，就会自动填充“星期二”、“星期三”…当填充“一月”，拖动填充柄就会填充“二月”、“三月”…如果用户希望能够自行设置这样的自动填充功能，可以选择【Office 按钮】中的【Excel选项】，在弹出的窗口中选择【编辑自定义列表】。将您需要能够自动填充的序列填写在“输入序列”区域，每个项目之间用回车分隔。输入完成后点击【添加】按钮并确定。
此后，当再需要输入这个序列的时候，随意输入一个序列中的项目，拖动填充柄向下填充即可。改变图片形状PowerPoint快速选定PowerPoint中的对象如果希望同一篇Word文档中页码分成两个阶段，分别排序，则需要在两部分之间插入分节符，选择【页面布局】－【分隔符】－【分节符】。接下来在第二部分的页码位置双击，在【页眉页脚工具】的【设计】中，关闭【链接到前一条页眉】按钮，之后重新设置第二部分的页码属性，让其从“1”开始排序。 　　
感谢您耐着性子看完了！说实话，我写完我自己都懒得完整再看一遍~~再次感谢了～！！！